Ratgeber

Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung für private Vermieter

Stand: Oktober 2026 · Rechenhilfe, keine Rechtsberatung

Kurz gesagt: Eine wirksame Nebenkostenabrechnung enthält die Gesamtkosten je Kostenart, den Umlageschlüssel mit Erklärung, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der Vorauszahlungen. Fehlt einer dieser Punkte, ist sie formell angreifbar.

Die 6 Schritte

1. Belege sammeln. Grundsteuerbescheid, Rechnungen für Wasser, Abwasser, Müll, Versicherung, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger und die Heizkostenabrechnung des Messdienstes.

2. Zeitraum festlegen. Meist das Kalenderjahr, höchstens zwölf Monate.

3. Kosten zuordnen. Jede Rechnung einer Kostenart nach § 2 BetrKV zuordnen – nur Betriebskosten, keine Reparaturen oder Verwaltung. Siehe umlagefähige Nebenkosten.

4. Schlüssel wählen. So wie im Mietvertrag vereinbart, sonst nach Wohnfläche. Siehe Umlageschlüssel.

5. Anteile berechnen. Je Kostenart: Gesamtkosten × Anteil der Wohnung, bei Mieterwechsel zusätzlich × Zeitanteil. Summe bilden, Vorauszahlungen abziehen. Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben.

6. Rechtzeitig zustellen. Spätestens 12 Monate nach Ende des Zeitraums muss die Abrechnung beim Mieter sein. Siehe Frist.

Was in die Abrechnung gehört

• Abrechnungszeitraum
• Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart
• Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels
• Berechnung des Anteils des Mieters
• Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
• Ergebnis mit Zahlungshinweis bzw. Auszahlung des Guthabens

Excel, Software oder Rechner?

Für ein bis zwölf Mietparteien reicht ein guter Rechner. Teure Vermieter-Software lohnt sich meist erst bei größeren Beständen. NebenkostenKlar rechnet im Browser, braucht kein Konto und erstellt die Abrechnung mit allen oben genannten Angaben.